Archiefhoekje (59)

BIJHHOUDEN, ACTUALISEREN, UPDATEN

In de loop van de jaren heeft  het archiefteam een hele reeks nieuwe collecties opgebouwd en ingangen samengesteld. 
Voor de bezoeker een luxe die hij in weinig archieven in die mate aantreft, maar er is ook een keerzijde van de medaille:
heel wat van die werkinstrumenten vragen geregelde aanvulling met recente gegevens en aanwinsten.

 De inventaris van het archief komt daarbij uiteraard het eerst in beeld. Aan het eerste deel, over het Ancien Regime,
in 1962 door wijlen Achiel De Vos samengesteld,  verandert natuurlijk zo goed als niets meer, maar delen 2
(Modern archief, 1796-2010) en 3 (fondsen en bibliotheken), respectievelijk verschenen in 2009 en 2012,
zijn intussen al sterk verouderd.

 Alleen al de overmaking van de gemeenteraads- en schepencollegeverslagen 1990-2000 van enkele maanden
geleden betekende een uitbreiding met bijna 20 meter dozen, goed voor een paar extra pagina's. Maar ook de
personeelsdienst en de krap behuisde jeugddienst deponeerden geregeld delen van hun administratie.

 Het bijhouden van het derde deel vormt de grootste opgave. Privéschenkingen volgen geen vaste planning en
bevatten dikwijls bij te houden reeksen, zoals de bidprentjes en de rouwbrieven in het VVV-fonds.
Van de twee bibliotheken en de tijdschriftencollecties zouden de aanwinsten zowat maandelijks geregistreerd
moeten worden, in de praktijk nauwelijks uit te voeren.

De 'Eeklose Bibliotheek', de reeks interne uitgaven van het Stadsarchief, wordt elk jaar met zo'n tien nieuwe
titels verrijkt, en ook de reeks cd's en dvd's groeit snel aan: na tien jaar staat de teller al boven de 320.
En de kerkhofatlas, die binnenkort  afgewerkt zal zijn, zou zelfs best wekelijks aangepast worden.

 De digitalisering biedt gelukkig oplossingen voor de meeste van deze taken: een aanvulling staat binnen
een paar minuten op alle computers. Maar ons Stadsarchief moet ook rekening houden met de gemiddelde
leeftijd van de archiefbezoeker, die een stuk boven de zeventig moet liggen. Voor die mensen is een
papieren register nog altijd het beste houvast.

 Een pijnpunt vormt de inventaris op het Internet.
Een geregelde aanvulling daarvan is binnen de kronkels van de stedelijke administratie niet zomaar te realiseren …

Freddy Pille